Análise de dados, proposta e desenvolvimento de ações para auxílio da gestão institucional: Aperfeiçoamento do sistema de gestão de laboratórios multiusuários

Introdução

Algumas universidades federais possuem laboratórios multiusuários em suas unidades. Esses laboratórios possuem atividades distintas e disponíveis para a comunidade interna e externa. Para a gestão desses laboratórios, de forma facilitada e unificada, a Universidade criou um sistema de gestão possibilitando agendamentos de equipamentos e serviços. Porém, para que a função planejada seja cumprida, é necessário que a ferramenta esteja adequada à realidade dos laboratórios multiusuários da instituição. Portanto, o presente trabalho consiste na realização de aperfeiçoamentos da ferramenta digital de gestão, adequando-a para o melhor funcionamento do serviço de laboratórios multiusuários da universidade.

Objetivo

Identificar melhorias para a coordenação de laboratório multiusuário, procurando a adaptação ao fluxo de funcionamento real dos diversos equipamentos e análises a fim de aperfeiçoar a ferramenta de gestão dos laboratórios para o funcionamento prático e eficiente para os usuários, tanto nos níveis de agendamento e de gestão institucional.

Método

A pesquisa-ação compreende um método de pesquisa voltado para o aprimoramento do ambiente pesquisado através do agir articulado ao coletivo. Foram realizadas reuniões com os diferentes usuários dos laboratórios, buscando elencar demandas e soluções. A partir disso, foram desenvolvidas melhorias para o sistema, implementadas, testadas e adaptadas a partir do parecer dos entrevistados. Conforme o uso do sistema, possibilidades de novas melhorias foram elencadas, repetindo o processo como um modelo de melhoria contínua.

Resultados e discussão

Considerando que a instituição possui quatro laboratórios multiusuários com equipamentos distintos, espera-se que o modo de utilização do sistema tenha características distintas. Assim, foram debatidos, em reuniões com cada equipe, os apontamentos espontâneos em relação ao uso do sistema de gestão. Foram identificadas alterações necessárias para a realização de serviços. Dentre os aprimoramentos por parte dos técnicos foi necessário o desenvolvimento de um sistema de prestação de serviço para análises laboratoriais no modelo e-commerce, utilizando código de protocolo único para a identificação do serviço e não mais o agendamento do equipamento. A necessidade surgiu pois o sistema apenas abarcava agendamento de equipamentos, através da marcação do horário de uso em um calendário. Em relação aos gestores, identificou-se a necessidade de desenvolvimento de sistema para a visualização do conteúdo estatístico do laboratório, contendo dados, em formato gráfico, por exemplo. Também foram feitas alterações para fortalecimento de segurança do sistema, melhorias de interfaces para facilitação de uso e visualização e aprimoramento do fluxo de notificação para melhor informação tanto para os gestores quanto para os solicitantes.

Conclusão

A partir do trabalho desenvolvido, foi-se possível aprimorar a ferramenta digital de agendamentos e gestão dos laboratórios multiusuários, tornando-a mais eficiente para o uso em todas as instâncias, contribuindo para a melhoria na qualidade dos serviços oferecidos pela universidade em foco. Durante o desenvolvimento do projeto foram realizadas 279 modificações do sistema para melhorias, a partir de sugestões de usuários. Para atualização das funcionalidades do sistema foi-se utilizado como auxílio no desenvolvimento de código uma ferramenta de inteligência artificial. Agradeço o apoio financeiro da UFTM para realização do trabalho.

Palavras-chave

• Sistema de Gestão
• Laboratório Multiusuários
• Gestão Institucional